El registro de jornada laboral en papel tiene los días contados
La legislación laboral española está a punto de dar un nuevo paso importante: la inminente entrada en vigor de la nueva Ley de Fichajes prohibirá definitivamente el uso del registro de jornada en papel y obligará a las empresas a utilizar sistemas digitales para controlar el horario de sus trabajadores.
Aunque la ley aún no ha entrado en vigor, su aprobación ya es oficial y su cumplimiento será obligatorio próximamente. Esta medida afectará a todas las empresas con empleados en España, sin importar su tamaño o sector.
¿Qué implica esta nueva normativa?
Desde la implantación del registro obligatorio de jornada en 2019, muchas empresas han utilizado soluciones manuales o poco seguras, como hojas en papel o documentos de Excel. La nueva normativa deja claro que eso ya no será válido.
Principales cambios:
- Se prohíbe el fichaje en papel o en hojas Excel.
- Solo se permitirán sistemas digitales fiables, seguros y no manipulables.
- Las empresas deberán conservar los registros durante al menos 4 años.
- La Inspección de Trabajo podrá exigir acceso inmediato a dichos registros.
¿A quién afecta esta nueva ley?
La respuesta es sencilla: a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena.
Esto incluye:
- PYMEs
- Autónomos empleadores
- Comercios
- Hostelería
- Oficinas
- Empresas con plantilla remota o híbrida
Si gestionas empleados, necesitarás un sistema digital homologado para el fichaje diario.
¿Qué tipo de sistema de fichaje será obligatorio?
La nueva Ley de Fichajes exige que el control horario sea:
- 100% digital: ya no se aceptarán sistemas manuales
- Verificable: debe garantizar la identidad del trabajador
- No manipulable: con registro seguro de entradas/salidas
- Adaptado al tipo de jornada: ya sea presencial, remota o híbrida
Entre las soluciones más habituales están las apps móviles o los sistemas cloud accesibles desde cualquier dispositivo.
Niocheck: solución digital para cumplir con la nueva Ley de Fichajes
Para cumplir con la normativa y evitar sanciones, es fundamental contar con una herramienta fiable y fácil de implementar. En este sentido, Niocheck, es una de las opciones más completas del mercado.
Con Niocheck puedes:
Registrar la jornada desde el móvil, el ordenador o dispositivos físicos
Obtener informes automáticos, listos para inspección
Gestionar fichajes desde cualquier lugar (ideal para teletrabajo o movilidad)
Cumplir con la normativa vigente y la nueva legislación
Centralizar todo en una sola plataforma, sin papeles ni errores
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¿Qué consecuencias puede tener no adaptarse?
La Inspección de Trabajo ya ha intensificado sus controles, y con la nueva ley las sanciones podrían ser aún más frecuentes y severas.
Las multas por no contar con un sistema digital válido o manipular los registros pueden alcanzar hasta 7.500 €.
Además, una mala gestión del control horario puede conllevar:
- Reclamaciones laborales
- Problemas en auditorías
- Deterioro de la imagen empresarial
Conclusión
La nueva Ley de Fichajes en España supondrá el fin definitivo del papel y la consolidación del control horario digital obligatorio.
La digitalización no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para gestionar mejor el tiempo, ser más eficiente y proteger a tu empresa ante posibles sanciones. Te recomendamos revisar tu sistema actual de control horario, y en caso de no tenerla, elegir una solución digital homologada como Niocheck, que garantice el cumplimiento de la ley y del RGPD.
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